【テレワーク実践ノウハウ】テレワークで使うデジタルコミュニケーションの特徴と使い分けポイント

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こんにちわ!やすけ(@yasukecom)です。

新型コロナウイルス感染拡大の影響で、テレワークという働き方がかなり浸透してきましたね。

自宅にいながら仕事ができるとは、すごい世の中になってきました。

テレワークでは会社メンバーと顔を合わせることが激減します。その影響からリアルコミュニケーションより、デジタルコミュニケーションの割合が増え、社員同士のコミュニケーションの取り方で戸惑うことが多くなっていませんか?

この記事では、非対面で業務を進める際の各種コミュニケーション方法について、その特徴を整理したうえで、どんなケースでどの方法を使うべきかの使い分けのポイントをご紹介します。

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デジタルコミュニケーションはチャット、メール、Web会議

仕事をする上でデジタルコミュニケーションの手段は、

・チャット
・メール
・Web会議

の3つがありますね。

みなさん、一度は使ったことがあるかと思います。どの手段を使うことが多いですか?

使う場面を間違えると、相手に不快な思いをさせることもあります。以降でそれぞれについてご紹介します。

チャットは会話レベル

まずはチャットです。

Google、Microsoftのようなオフィス系アプリにはチャット機能は付いています。

また最近は、SlackやChatworkなどのチームコミュニケーションツールを使う企業も増えており、気軽なデジタルコミュニケーションを行える環境が整っています。

チャットはメールより体裁を気にせずメッセージを送ることができるため、リアルコミュニケーションでいうところの「数秒〜数分」のやりとりと同等レベルのコミュニケーションに適しています。要は会話レベルです。

気軽に使えてしまうため、ありとあらゆるコミュニケーションをチャットでやってしまいがちですが、大事なやりとりが、他の大量のやりとりで埋もれてしまい、後で見返すことが難しいです。

また、情報が散らばるため、最後に重要な情報をまとめる。となったときにかなりの手間がかかります。

チャットはあくまで軽めのコミュニケーションで使い、大事な情報については、メールで伝えるなり、別途ファイルでまとめるなりの工夫が必要です。

メールの基本はドキュメントレベル。相手次第で使い分け

続いて、デジタルコミュニケーションの古株であるメールです。

メールはチャットと違い、メールを送る際のビジネスマナーを身につける必要があります。メールで伝える内容をしっかりと整理して、完結に記載する必要があります。ビジネスドキュメントの作成と同じレベルということですね。

そのため、重要な情報のやりとりではメールを使うのが適しています。

ただし、相手との親密度によっては、メールマナーを気にする必要がない場合がありますので、相手次第で軽めのやりとりもOKにしてもよいかと考えます。

ですが基本、メールは重めのやりとりに使う。という考えで使い分けましょう。

チャット感覚でメールを使う人もいて、リアルタイムのやりとりがメールでもできると勘違いをしている人もいます。メールは基本、一方的なコミュニケーションであることを認識しましょう。

Web会議は対面会議と変わりません

最後はテレワークが増えたことで、急速に利用が広がっているWeb会議です。

Web会議アプリとしては、Zoomが有名(ニュースによく取り上げられている)ですが、GoogleMeetやMicrosoftTeamsもよく使われていますね。

機能の高度化がどんどん進んでおり、対面会議でやっていたようなことを、ほぼ実現できるようになってきています。カメラと音声だけの単純なものではなくなってきていますね。

例えば、会議資料の共有について、印刷するのではなくて画面の共有でできてしまいます。また、共有された画面に描画をしたりもできます。

いまやリアル会議より、やれることは多いかもしれません。

そんな多機能で気軽に使えるWeb会議ですが、予定さえ空いていれば間髪入れずにWeb会議の予定を入れらてしまい、結果一日中Web会議だらけになることがあります。

Web会議を招待する側は、相手の時間を使わせてもらうんだ。ということを意識し、本当に会議をするまでの内容なのか?を考えてもらえるとよいかもしれません。

デジタルコミュニケーションでは難しいこと

デジタルコミュニケーションは便利な点が多いですが、リアルコミュニケーションでできるのに、デジタルコミュニケーションでは難しいものがあります。

世間話はしづらい

世間話をデジタルコミュニケーションではやりづらいです。一番気軽に使えるチャットでさえ、世間話をするのはさすがに気が引けませんか?

世間話ができないとなると、取引先から情報を引っ張り出すためのテクニックが一つなくなります。

タバコ部屋で重要な情報が手に入るんだ。という時代を生きていた人からすると、世間話ができないことの影響度がどれほどのものか、容易に想像できるかと思います。

デジタルは気軽ですが、文字で残る分、少し構えてしまう部分もありますね。

業務引継ぎは対面が確実

業務引継ぎについて、デジタルコミュニケーションのみでは効率が悪いことがあります。

一方的な知識提供(研修のような座学系)であれば問題ないのですが、業務引き継ぎでは、文字では表しづらいノウハウ系が多いです。

ノウハウ系は、整理して溜めておくだけでは、なかなか人には伝わりませんね。対面で言葉を添えて、一緒にやってみて・・・でないと伝わりづらいです。

まとめ

今回、非対面で業務を進める際の各種コミュニケーション方法について、その特徴と、どんなケースでどの方法を使うべきかの使い分けポイントをご紹介しました。

テレワークで会社メンバーと顔を合わせることが激減したことで、社員同士のコミュニケーションの取り方で戸惑うことが多い方は、ぜひ参考にしてみてください。

コミュニケーションミスやロスが少なくなり、意思疎通が格段にスムーズになりますよ。

以上、みなさんのお役に少しでもなれたら嬉しいです♪

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