こんにちわ。やすけ(@yasukecom)です。
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テレワーク利用が進む中、Web会議の機会が増えてきましたね。
Web会議をスムーズに利用したいけれど、どうすればよいのか・・・イマイチうまくできない・・・などと戸惑いを感じたり、悩んでいる方はいらっしゃいませんか？
Web会議をスムーズに、かつ、最大限活用するために必要なことは何でしょうか？
この記事では、そんな悩みを抱える方に、Web会議の実施でおさえておきたいポイントをご紹介します。
Web会議の事前準備のポイント
音声入力と出力の設定をやっておこう
音声入力先（マイク）の設定
Web会議でトラブルが多いのは、マイクの設定が不完全で音声入力ができておらず、話している内容が全く聞こえないケースです。
話している側が、それに気付きづらいことが多いのも厄介です。
Web会議の前には、自分のマイクがどこにあり、どのぐらいの感度か確認しましょう。
確認方法は、WindowsにもMacにもボイスレコーダー機能がありますので、自分が使うマイクから、ボイスレコーダーで録音してみましょう。
音声出力先（スピーカー）の設定
マイクの次にトラブルが多いのが、スピーカーの設定です。
現在の音量がどうなっているか、まずは確認しましょう。よくあるのが、「聞こえない」状況に対して、相手先に不備があると思い、何もせず待っていたら、実は自分のスピーカー音量がミュートになっていた！なんとことがあります。
事前確認は必須ですね。
Web会議アプリの使い方（基本）を覚えておこう
マイクとスピーカーの設定
Web会議アプリの設定で、マイクとスピーカーの選択ができます。
通常はパソコン備え付けのマイクとスピーカーが設定されています。マイク付きイヤホンを使っていれば、自動でイヤホンが優先されます。
ごくたまに、イヤホンを使っているのにPCのスピーカーから音が出たりとか、PC備え付けマイクで周辺の雑音を拾い過ぎていて、相手が聞き取りずらいときなどは、Web会議アプリのマイク設定を見直してみて下さい
ミュートのやり方
Web会議アプリには、必ずミュート機能が分かりやすいところにあります。
マイクの絵に❌が付いているようなデザインのボタンです。よく使うので必ず覚えておきましょう。
またWeb会議アプリによっては、ミュート機能のショートカットキーがあります。
覚えておくと操作がスムーズになりますので、ぜひお使いのWeb会議アプリのショートカットキーを確認してみてください。
画面共有のやり方
Web会議の中で、自分のPCに表示しているものを、会議メンバー全員に共有したくなる場面が出てきます。
画面共有の機能は、ほとんどのWeb会議アプリに搭載されていますので、必ずやり方をチェックしておきましょう。
映像オンオフのやり方
事前に映像オンオフ設定ができるWeb会議アプリもありますが、たまに事前設定ができずに映像オンのまま、会議に参加してしまうことがあります。
映るつもりがない状況でそうなると、多少焦ります。。。
そんな時に焦らないためにも、映像オンオフのやり方は確認しておきましょう。
マイクのオンオフの近く（横並び）に、カメラマークのボタンが必ずあると思いますので、事前にその場所を覚えておきましょう。
イヤホンは有線がオススメです
ほとんどの方が、WEB会議でマイク付きイヤホンを使っているかと思います。周りに迷惑をかけづらいので、やはりイヤホンは便利です。
ただし、BlueToothの完全ワイヤレスイヤホンを使う方もいるかもしれませんが、ご注意下さい。
完全ワイヤレスイヤホンの場合、電池切れや、接続不安定の心配が出てきます。
相手がいる会議で、音声を途切れさせてはいけないケースは、有線型のイヤホンを強くオススメします。
有線イヤホンであれば、電池切れの心配や、電波混線で接続が悪くなる心配もありません。
有線イヤホンでオススメは、iPhoneに付属しているイヤホンです。旧型iPhoneを持っていた人なら、家に一つはあると思います。普通に買っても値段は手頃ですので、一つあると便利です。
たまにテレビで、AirPodsを使って出演されている方を見ますが、いつも心配になります。完全ワイヤレスイヤホンを使っていると、なんとなくかっこいいんですけどね。
Web会議には適しませんが、オススメの完全ワイヤレスイヤホンについての記事も書いていますので、気になる方は見てみてください。
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Web会議中のポイント
顔を見せるか否か
社内なら見せなくても
社内ミーティングであれば、顔を見せなくてもOKです。ただし、いつでも顔を見せられる状況にはしておきたいですね。
社外は相手との関係次第
社外とのミーティングは、相手との関係性で判断しましょう。これまでの経験上、初めてのミーティングであっても、顔見せする人は少ないです。
メモの取り方
オススメはサブディスプレイを使うこと
サブディスプレイを使うことで、片方の画面を会議用、もう片方の画面をメモなどの作業用にすることができます。
会議中にメモを取る作業が、格段に効率化します。
サブディスプレイがなければメモ帳を使おう
サブディスプレイがない場合は、アナログ（ペンとノート）で対応しましょう。
議事録の取り方
会議中に共有しながら作成しよう
議事録は、可能であれば議事メモを全員に画面共有しながら進めると、より確実で二度手間にならない形にできます。
記載内容の齟齬がなくなり、議事録の品質も上がるので一石二鳥です。
緊急事態のとき
音声が途切れる、聞こえない
音声が途切れてしまったり、聞こえなくなったときは、Web会議システムのチャット機能を使って早めに連絡をしましょう。相手は気付かずに、どんどんと会議が進んでしまいます。
チャットすら使えなくなった場合は、電話で連絡をとりましょう！
最後に
いかがでしたか？今回、Web会議を実施する上でのポイントをご紹介しました。
Web会議をより有効なものにするために、ぜひ試してみてください。
Web会議を有効に活用することで、テレワークの生産性を上げることができます。
テレワークの生産性を上げて、サラリーマンでも場所にとらわれない働き方ができる世界を作っていきましょう！
以上、みなさんのお役に少しでもなれたら嬉しいです♪